7 Excel 电子表格问题及其解决方法

如果您需要列出任何内容,很容易将 Excel 视为默认存储库:毕竟,它只是您自己或几个亲密同事的一小部分项目列表。

7 Excel 电子表格问题及其解决方法

也许您需要更复杂的东西,例如计算公式或宏编程来自动收集和处理数据。

不幸的是,您可以轻松开始在 Excel 或竞争对手的电子表格程序中工作也是其最大的问题之一。从 Excel 中的一个小项目开始发展成为一个庞大的项目,此时您还可能面临速度和稳定性问题,甚至是您无法解决的开发问题。

此外,大数据管理任务通常会带来重大挑战,例如组织、实施、文件分类、数据库管理、用户协作等。破坏数据库结构所需要的只是将数据放置在错误的区域、不一致地输入数据,甚至让两个人在同一张纸上工作。一些事情可能会出错,导致时间延迟和可能的数据丢失。

本文解释了使用 Excel 电子表格时出现的最常见问题、如何解决这些问题,以及何时最好尝试并改用数据库。

问题 #1:Excel 多用户编辑

当 Excel 系统有机地增长时,您很快就会遇到问题,即一个用户在任何特定时间打开工作簿,第二个人被告知它已经打开。第二个用户可以取消、等待或查看只读版本。 Excel 承诺让您知道其他人何时退出工作簿是一场赌博,因为它不会经常检查状态,并且可能永远不会启发您。即使是这样,其他人也可能会在您之前登录并打开文件。

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为避免“单独用户”效应,您可以使用 Excel Online(基于 Web 的精简版 Excel)或打开 共享工作簿 特征。这是有关如何共享电子表格的快速指南。

  1. 打开所需的电子表格并单击 文件 在顶部。 Excel 文件选项卡
  2. 接下来,在左侧的菜单中,单击 分享 打开一个新窗口。 Excel 文件菜单
  3. 现在,输入要与之共享电子表格的用户的信息。 Excel 共享菜单

您还可以将数据拆分为多个工作簿,以便不同的人在不同的工作簿上工作,而不会相互影响。

问题 2:Excel 共享工作簿

默认情况下,Excel Online 允许使用多个编辑器,但它缺少大量功能。除了最简单的任务之外,该服务并不是什么的竞争者。尽管共享工作簿功能看起来应该可以完成这项工作,但它充满了限制。例如,如果工作簿是共享的,则您无法创建表格或删除单元格块。

当 Excel 系统有机地增长时,您会遇到一个问题,即在任何时候只有一个用户可以打开工作簿。

有一些在线 Excel 限制的解决方法。对于其他人来说,这是更改工作簿结构的问题,而不是使用已经设置的工作簿——但这种情况通常会妨碍。因此,不可能像使用普通的单用户工作簿一样使用共享工作簿。

每次保存工作簿时,共享工作簿中的更改都会在用户之间同步。这个动作被安排在一个定时的时间表上,例如每五分钟强制保存一次。但是,定期保存和跟踪每个用户的变化的开销是相当大的。工作簿的大小会迅速膨胀,并对您的网络造成压力,从而降低其他系统的速度。

问题 #3:Excel 链接的工作簿

跨多个工作簿拆分数据可以解决多用户编辑问题。尽管如此,它们可能需要在它们之间建立链接,以便在一个中输入的值在另一个中使用。工作簿之间的链接对于将单独的数据保存在单独的文件中也很有用,而不是将单个工作表放在一个工作簿中。

恼人的是,这些链接是另一个令人沮丧和不稳定的来源。它们变为绝对路径,包括源工作簿的完整路径,或相对路径,包括源路径和目标路径之间的差异。尽管这听起来很合理,但 Excel 采用了神秘的规则来决定何时使用每种类型的链接并对其进行更改。

规则受多个选项以及工作簿在插入链接之前是否已保存的约束。当您保存工作簿或打开并使用时,链接也会发生变化 另存为 制作副本,而不是使用复制文件 文件管理器.所有这些混乱和不确定性的结果是工作簿之间的链接很容易断开,而从断开的链接中恢复是一个耗时的过程。没有人可以访问受影响的文件。

链接数据仅在文件打开时更新,除非您专门单击 数据 > 查询和连接 > 编辑链接 > 更新值。 这是一个快速演示。

  1. 打开你想要的电子表格并点击 数据 在顶部。 Excel 菜单
  2. 现在,找到 查询 &连接 然后点击 编辑链接. Excel设置
  3. 然后,选择 更新值.

如果您的链接不在两个工作簿之间,而是涵盖三个或更多,则您必须以正确的顺序打开所有工作簿,以确保按正确的顺序(从第一个到第二个再到第三个)处理任何更新的数据。如果您更改了第一个工作簿中的一个值,然后打开第三个工作簿,它将看不到任何更改,因为第二个工作簿尚未更新其值。

这种数据链接是合乎逻辑的,但它增加了信息不正确或您尝试打开其他人已经在编辑的工作簿的可能性。

当然,您可以尝试完全避免链接工作簿,但最终有可能将相同的数据输入到多个工作簿中,因此每次输入都略有不同的危险。

问题 #4:Excel 数据验证

错误可能会蔓延到任何计算机系统中的数据中:人们错误地输入单词或以单调的规律将数字转换为数字。如果您的数据在输入时没有得到检查,您就会遇到问题。

默认情况下,Excel 接受用户输入的任何内容。可以在查找列表上设置验证,但这些很难维护,主要是如果同一字段在多个地方使用。如果用户必须在没有任何检查的情况下输入文档 ID 号或客户参考号,很容易在没有意识到的情况下将错误的记录联系在一起。系统的数据完整性严重受损,对数据的任何分析都是可疑的。

您可能已经受到数据验证问题的影响,而没有意识到根本原因。考虑在 Excel 中有发票清单的情况。用户在每张发票上键入的客户名称略有不同。因此,您会收到“Jones Ltd”、“Jones Limited”、“Jonse Ltd”和“joness”的发票。您可能知道这些都是指同一家公司,但 Excel 不是。对发票数据的任何分析,例如基于每月客户的数据透视表,都会在应该只有一个结果时提供多个结果。

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问题 #5:Excel 导航

大型工作簿难以导航。窗口底部的工作表标签是一种糟糕的机制,可以在数量众多的情况下找到自己的出路。屏幕上有更多可显示的选项卡,因此很难找到您需要的内容。这是浏览工作表的快速方法。

  1. 在屏幕左侧的底部附近,右键单击工作表名称左侧的箭头按钮,以显示 激活表 对话。 Excel 激活工作表按钮

在您必须滚动列表之前,只列出前 20 页。无法对所需的工作表进行排序、分组或搜索。该窗口应类似于下图所示。 Excel 激活窗口

问题 6:Excel 安全性

您可以为 Excel 工作簿添加安全性,但它充满了问题。保护更倾向于保护工作簿的结构而不是数据。您可以尝试锁定一些工作表和单元格以阻止用户更改结构和公式,但是如果他们可以看到数据,他们通常可以更改其中的任何或全部(除非您进行一些创造性的宏编程)。

问题 #7:Excel 速度问题

Excel 不是最快的应用程序,它的编程语言 VBA 与 C# 等更专业的编程语言相比,速度很慢。此方案源于 Excel 的预期用途和灵活性。毕竟,它是一个电子表格引擎。是的,Excel VBA 可以用于管理数据列表,但这并不意味着它是此类工作的最佳选择。其他应用程序更适合于此类任务——主要是因为它们被明确设计为执行这些任务。

将数据库用于结构化数据

如果您遇到本文中概述的任何问题,请不要忽视它们。存储结构化数据有一个专业的答案,称为数据库。它不一定是可怕的或昂贵的,它应该让你能够逻辑地思考你的数据,它如何链接在一起,以及你如何与它交互。

笔记:如果您正在从电子表格解决方案转向数据库,请不要盲目地复制电子表格设计,抓住机会让它变得更好。

有可用的通用数据库应用程序,您可以使用它们构建定制的解决方案。或者,您可能会发现专业的数据库应用程序——一个已经为你所需要的目的而设计的——更便宜、更快速地实施并且更适合。

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例如,如果您有一份客户列表以及您与他们所有互动的详细信息,那么这被视为客户关系管理 (CRM) 系统。尽管名称很花哨,但 CRM 系统是一个专门的数据库。同样,QuickBooks 和 Sage 等帐户包是专业数据库。如果您找不到适合您特定需求的预构建应用程序,您可以自己构建它,或者让您的 IT 部门或顾问为您制作一个。

最常见的数据库类型是关系数据库,它将数据存储在表中,由行和列组成。每行保存一个单独项目的数据。例如,每一列描述主题的不同属性,例如客户的姓名或信用额度。

您只需输入一次客户数据即可创建记录,然后您可以根据需要将其用于任意数量的发票。

这些表之间定义了关系,例如,发票带有客户 ID。此过程意味着您可以轻松找到特定客户的所有发票或从特定发票中检索客户的电话号码。您只需输入一次客户数据即可创建客户记录,然后您就可以在任意数量的发票上使用它,而无需再次输入。要创建数据库,您必须定义这些表和关系,然后定义要用于列出和编辑数据的屏幕布局。

那里有数十种数据库应用程序。有些易于使用并且可以完成整个工作,允许您定义表格、数据输入屏幕和报告。其他人在特定领域功能更全面,但需要其他工具才能完成工作。

例如,当定义表和关系并具有强大的分析和报告功能时,程序可能是可靠的。尽管如此,该应用程序最终还是缺少用于确定数据输入屏幕的任何工具。 Microsoft SQL Server 就是一个明显的例子。与其他大型数据库系统一样,SQL Server 负责后端,并希望您使用其他工具(例如 Visual Studio)来开发前端。

哪些数据库选项适合您?

数据库选项 #1:Microsoft Access

Access 是桌面数据库的鼻祖之一。它易于使用但易于滥用。您可以从头开始或从模板开始设计表格、屏幕和报告。一些模板明显是美国式的,并不总是教授良好的实践,但它们可以让您快速入门。屏幕和编程功能可能非常复杂。您可以通过您的内部网(不是互联网)而不是依赖文件共享将您完成的应用程序部署到其他用户。

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数据库选项 #2:Microsoft SharePoint

SharePoint 是一种数据库,也是一种文档存储机制。您可以使用它来编译简单的列表并将它们链接在一起。表单设计器稍微复杂一些,但仍然可以进行自定义。 SharePoint 能够“抓取”在 Excel 中积累的数据列表并将其放入自定义列表中,这非常有用。该程序使您网络上的每个人都可以使用自定义列表,并使您能够增加安全性以限制谁可以使用该数据执行哪些操作。您可以让 SharePoint 在有人添加、编辑或删除记录时通过电子邮件提醒您。如果您要存储有关人员、日历项目或任务的数据,您可以将这些数据与 Outlook 同步。

数据库选项 #3:Zoho Creator

Zoho Office 是一个包含数据库的 Web 应用程序,该数据库使用拖放功能以简单、直观的方式展开其表单。拖放过程还用于对交互和工作流程进行编程。作为一项 Web 服务,您的数据和应用程序可从任何地方使用,并具有简单的安全性以保护您的数据的私密性。 Zoho 按用户、每月收费,但它限制了您可以按照既定价格存储的记录数量。该程序在存储更多数据或其他功能(如电子邮件集成)时需要额外收费。

使用 Excel 电子表格

如您所见,Excel 提供了许多功能,但在每个功能的某些方面都缺乏。有时,另一个应用程序做得更好,特别是如果它是专门为任务而设计的。其他时候,Excel 工作得很好,例如对于较小的数据库,只要您知道如何首先防止问题发生。

您在使用 Excel 时是否遇到了更常见的问题?在下面的评论中分享您的想法。