如何在 Outlook 电子邮件中自动包含签名

在您的电子邮件中添加签名会使其具有专业性。加入徽标和您的联系信息可以为原本单调的通信提供品牌推广。它授予那些希望通过其他方式与您联系的人这样做的能力。在 Microsoft Outlook 中创建和使用签名是一项非常简单的任务。您甚至可以根据目标受众创建多个个性化签名以随心所欲地切换。

但是,Outlook 只会将签名附加到新发送或转发的电子邮件。您在创建签名之前发送的电子邮件仍将不存在。为了向旧邮件添加签名,您需要进入 Outlook 设置并更改一些内容。

您的签名可以包括文本、图像、电子名片、徽标,甚至是手写签名的图像。您可以设置 Outlook,以便将签名自动添加到所有外发邮件中,或者创建您的签名并将其添加到邮件中。

为您的 Outlook 信件添加签名

使用签名修饰电子邮件的步骤将取决于您当前使用的 Outlook 版本。对于使用旧版本软件 (2007 – 2010) 的用户和新版本 (2010+) 以及 Microsoft Office 365 用户,有一个流程。

让我们从最新版本开始。

Outlook 2010+ 版本,包括 Outlook for 365

要为 Outlook 电子邮件创建新签名:

  1. 单击以创建新电子邮件。
  2. 点击 签名 接着 签名 从“消息”选项卡。
    • 根据 Outlook 窗口的大小以及您是在撰写新电子邮件还是回复或转发,“消息”选项卡和 签名 按钮可能位于两个不同的位置。然而,签名按钮通常伴随着 附加文件附加项目 在“消息”菜单的“包括”部分内。
  3. 在“电子邮件签名”选项卡中,就在“选择要编辑的签名”框下方,选择 新的 并在“新签名”对话框中为您的新签名添加一个名称。
  4. 在“编辑签名”下方,在提供的区域内撰写您的签名。
    • 该窗口使您能够更改字体、字体颜色和大小以及文本对齐方式。
    • 要将链接和图像添加到您的电子邮件签名、更改字体和颜色以及对齐文本,您可以使用“编辑签名”下的迷你格式栏来执行此操作。
    • 您甚至可以使用 Microsoft Word 设置文本格式,使用项目符号、表格或边框创建更强大的签名。然后使用简单的副本( Ctrl+C ) 并粘贴 ( Ctrl+V ) 上的签名进入“编辑签名”框。
    • 你还可以在你的签名中添加社交媒体图标和链接,我稍后会提到。
  5. 一旦签名符合您的要求,在“选择默认签名”下,设置以下选项:
    • 使用“电子邮件帐户”下拉菜单,选择一个与您的签名相关联的电子邮件帐户。您可以为用于 Outlook 的每个电子邮件帐户使用不同的签名。
    • 要将您的签名自动添加到所有以后的消息中,请单击“新消息”下拉菜单并选择一个签名。如果您不希望默认情况下将其设置为自动,请选择 (没有任何) .这将使您发送的每条新消息都没有签名,包括转发和回复的消息。
    • 要在您回复和转发的消息中显示签名,请单击“回复/转发”下拉菜单并选择一个签名。这将在您回复或转发电子邮件时自动添加该签名。如果没有此设置,请选择 (没有任何) 反而。
  6. 现在结束,点击 按钮返回以保存您的签名并返回到您的新消息。
    • 请务必注意,您在其中创建签名的当前消息将没有签名。出于某种原因,签名只会出现在随后的消息中。如果您希望使用签名,则需要手动添加签名。

手动插入签名

对于您为创建签名而启动的新消息或不希望自动设置签名的人,您仍然可以手动插入签名。

这样做:

  1. 打开电子邮件后,单击“消息”选项卡并选择 签名 .
  2. 这将打开一个弹出菜单,显示您创建的所有已保存签名。通过单击从选项中选择要使用的签名。它现在将出现在您当前的消息中。

在您的签名中添加徽标或图像

品牌通常需要徽标。为了在您的签名中添加像徽标或社交媒体图标这样的图像:

  1. 打开一封新电子邮件,然后单击“消息”选项卡。
  2. 点击 签名 接着 签名 .
  3. 在“选择要编辑的签名”框中选择要添加徽标或图像的签名。
  4. 点击 添加图片 图标,从 PC 文件中找到要添加的图像,然后选择 插入 .
    • 您可以通过右键单击图像并选择来调整图像或徽标的大小 图片 从菜单选项。单击“大小”选项卡并使用提供的选项将图像大小调整为您的规格。
    • 保持选中“锁定纵横比”框以保持图像比例。
  5. 调整图像大小并准备就绪后,单击 .
  6. 通过点击关注这个 再次保存您刚刚对签名所做的所有更改。

Microsoft Outlook 版本 2007 – 2010

要使用旧版本的 Microsoft Outlook 创建新签名:

  1. 选择创建新消息。
  2. 单击“消息”选项卡并选择 签名 从“包括”部分。
  3. 弹出后点击签名。
  4. 从“电子邮件签名”选项卡中,单击 新的 .
  5. 为您的签名键入名称,然后单击 按钮。
  6. 在“编辑签名”框中键入要包含在签名中的文本。
    • 您可以通过突出显示要编辑的文本,然后使用所需选项的样式和格式按钮来设置文本格式。
    • 添加其他元素,例如图像、超链接和电子名片,单击您希望元素出现的位置,然后:
      • 电子名片 - 点击 名片 按钮,然后单击“归档为”列表中的联系人之一。点击 按钮。
      • 超链接 - 点击 超链接 图标并输入(或粘贴)链接将文本连接到的 URL。点击 按钮。
      • 图像/图片 – 单击图像图标,找到要上传到签名的图像,选择它,然后单击 按钮。
  7. 完成编辑后,单击“确定”以完成签名的创建。
    • 您当前为创建签名而打开的电子邮件不会自动将签名添加到其中。您需要手动执行此操作。

将签名添加到您的电子邮件中

签名可以自动或手动添加到所有传出的消息、回复和转发。每封发送的电子邮件只能使用一个签名,因此如果您选择自动设置一个签名,最好让签名适合更广泛的受众。

要自动在电子邮件中插入签名:

  1. 创建新电子邮件。
  2. 转到“消息”选项卡,然后单击“包含”部分中的“签名”。
  3. 弹出后点击签名。
  4. 找到“选择默认签名”,点击“电子邮件帐户列表”下拉菜单,选择要关联签名的电子邮件帐户。
  5. 通过从“新消息”列表中选择一个来选择要包含的签名。
    • 对于转发和回复,要添加签名,请从“回复/转发”下拉列表中选择一个签名。点击 (没有任何) 如果您不想签名,请在回复和转发电子邮件时出去。
  6. 点击 保存您的签名设置。

要在电子邮件中手动添加签名:

  1. 创建新的电子邮件。
  2. 单击“消息”选项卡。
  3. 点击 签名 ,在“包含”部分中找到。
  4. 通过直接单击来选择要插入的签名。

签名现在将出现在您的外发消息中。如果您选择错误或只想删除您添加的签名,请突出显示消息中的签名并单击 删除 (或者 退格 ) 在您的键盘上。

在 Outlook.com 中使用 Microsoft Office 365 帐户

对于通过 Microsoft Office 365 帐户使用 Outlook 网页版的用户,您需要在这两种产品中创建签名。

在 Outlook 网页版中创建和使用电子邮件签名:

  1. 登录到您的 Outlook.com 帐户并打开您的 设置 通过点击 齿轮 页面顶部的图标。
  2. 点击 邮件 , 然后 撰写和回复 .
  3. 在电子邮件签名区域输入您的签名。
    • 您可以使用提供的格式选项来根据自己的喜好更改签名的外观。
    • 每个帐户只能有一个签名。
    • 要使所有未来邮件的签名默认自动显示,请勾选“在我撰写的新邮件中自动包含我的签名”框。这使得所有未来撰写的电子邮件都会在底部显示您的签名。
    • 转发和回复需要在“自动在我转发或回复的邮件中包含我的签名”框中打勾。
    • 通过不选中这些选项中的任何一个,您将需要手动将您的签名添加到您今后撰写的每封电子邮件中。
  4. 完成编辑后,单击 保存 .

要手动添加您的签名:

  1. 在您的邮箱中,选择新消息。
  2. 完整地撰写您的消息,然后单击三点图标。
  3. 从这里,选择 插入签名 .
  4. 一旦您的消息准备好发出,请单击 发送 按钮。